Příklad z praxe: Nasazení TechnikBoxu v AP Servisu

Příklad z praxe: Nasazení TechnikBoxu v AP Servisu

Pražská servisní organizace AP Servis, s. r. o., se stala první firmou využívající ke kompletní správě svých zakázek TechnikBox. Používají ho od ledna 2019. Jak nasazení proběhlo? Čtěte celý článek.

Pár slov o AP Servisu

Speciálka na opravy domácích a poloprofesionálních spotřebičů rodiny Whirlpool patří mezi menší servisní organizace. Aktuálně zaměstnává asi 20 lidí, z toho 10 techniků, specialistů vždy na konkrétní segment zboží – od lednic až po pračky.

Proč se AP Servis rozhodl zavést servisní aplikaci TechnikBox?

Do konce loňského roku používali ve společnosti servisní aplikaci navrženou výrobcem. Ta ale nepostačovala požadavkům firmy na kompletní správu zakázek. Chyběl zejména:

  • Pokročilý kontroling
  • Segmentovaný reporting podle jednotlivých kanálů (záruční opravy, pozáruční opravy, maloobchod)

Plus další vychytávky usnadňující každodenní servisní praxi.

Chceme komfortnější práci a méně administrativy

Tak znělo přání techniků v AP Servisu. Zjednodušení každodenní práce a snazší evidence zakázek slibuje kvalitnější a efektivnější službu z pohledu zákazníka i celé organizace.

Jak dlouho nasazení TechnikBoxu trvalo?

Celkově asi 5 měsíců. V září jsme se poprvé sešli, v říjnu si plácli o detailech spolupráce. Zhruba měsíc trvala příprava a pak už probíhalo jen postupné nasazení a doladění detailů. Nyní nás čeká už jen postupné přidávání nových funkcí plynoucích z každodenní praxe.

Hlavní úkoly zněly:

  1. Zajistit přechod správy zakázek z offline do online prostředí.
  2. Nabídnout všem v týmu přehled o zakázkách v reálném čase a z jakéhokoli zařízení (mobil, tablet, PC…)
  3. Odbourat zbytečnou administrativu techniků, především zdlouhavé vyplňování montážních listů.
  4. Zařídit spojení s mapami pomocí GPS souřadnic a usnadnit tak navigaci na adresy zákazníků i výpočet cestovních náhrad.

Úkoly pro další fáze projektu:

  • Nastavit účinný reporting prodeje dílů pro potřeby záručních, pozáručních oprav a maloobchodního prodeje.
  • Připravit další pokročilý kontroling zbylé agendy.
    • Pro tým techniků – automatický výpočet cestovních náhrad a real-time přehled o mzdách jednotlivých techniků.
    • Pro správu skladových zásob – tzv. „analytika ve strojovém učení“ (predikativní nakupování zásob).
  • Vytvořit prostor pro online komunikaci – „firemní intranet“.
  • „Odpapírovat“ agendu montážních a dalších listů a zajistit přípravu na EET hotovostních plateb.
  • Integrovat službu na stávající systémy – Pohoda E.1, dodavatelský systém výrobce aj.
  • Umožnit přechod na bezhotovostní platby a jejich identifikaci v rámci servisních zásahů.

Jak se podařilo zadání naplnit? Pohled zástupce AP Servisu

„TechnikBox vyřešil dlouhodobě nepohodlnou situaci z pohledu technika i dispečinku. KPIs (konkrétní cíle a podcíle) teď plníme rychleji, což těší i dodavatele,“ říká Jan Míčka, spolumajitel AP Servisu.

Dispečink i technik teď odkudkoli online ověří dostupnost dílů a nejbližší možný termín opravy.

Hlavní výhody pro organizaci

Zefektivnění a zpřehlednění správy zakázek

Všichni členové týmu mají přehled nad servisními případy a možnost využívat zákaznickou databázi včetně možnosti nahlédnout do historie zakázek. Důležité informace chodí všem do e-mailu, a zákazník tak má dokonalý přehled o průběhu celého zásahu.

Automatizace výpočtu cestovních náhrad

Zadávání GPS souřadnic servisního zásahu usnadňuje výpočet reálných cestovních náhrad. Náklad na cestovní náklady klesl o celých 12 %.

Chytré skladování

Tzv. analytika ve strojovém učení umožňuje optimalizovat naskladňování nejpoužívanějších dílů pro záruční i pozáruční opravy. Nevznikají zbytečné zásoby, tzv. „ležáky“.

„Strojové učení“ umožňuje vyhodnotit a segmentovat reálnou potřebu skladových zásob dílů pro záruční, pozáruční opravy i maloobchodní prodej, a tím predikovat nákupy zásob.

Hlavní výhody pro tým techniků

TechnikBox optimalizuje rychlost vyřešení zakázek. Zákazník tak čeká kratší dobu na termín opravy. Jeden technik stihne v průměru o 15 až 16 zakázek měsíčně víc.

Aplikace dále vyhodnocuje efektivitu techniků, a motivuje tak k poskytování co nejlepších služeb. Technik v systému stále vidí, kolik peněz už si vydělal a jaký materiál spotřeboval/objednal. Tým má dokonalý přehled o harmonogramu a termínech splnění jednotlivých zakázek.

Mapové podklady

Po zadání GPS souřadnic se technikovi v mobilu či na tabletu otevírá trasa zohledňující aktuální dopravní situaci a naviguje na místo. Může si tak lépe plánovat práci a být na zakázkách rychleji. Díky street view už nezazvoní vedle.

Pokud se oprava zdrží, díky GPS o tom celý tým ví. Dispečink může upozornit čekající zákazníky na zpoždění, případně vyslat na místo jiného specialistu.

Agenda bez papírů

Technici už neztrácejí čas vyplňováním zdlouhavých papírových montážních listů plných zastaralých kolonek + jejich kopií. Zákazník dostává veškeré informace o zakázce včetně daňového podkladu elektronicky. Systém je připraven pro EET v rámci hotovostních plateb.

Bezhotovostní platby

Čím dál víc zákazníků preferuje platby kartou nebo mobilní platby. TechnikBox umožňuje přijímání bezhotovostních plateb a usnadňuje jejich evidenci.

Shrnutí: Přínosy TechnikBoxu pro zákazníka, techniky a celou organizaci

Díky TechnikBoxu může AP Servis nabídnout kvalitnější služby zákazníkovi, technici mají snazší práci bez zbytečné administrativy a organizace šetří výdaje na skladové ležáky a cestovní náhrady.

TIP: Přemýšlíte o nasazení nového systému pro správu zakázek?

Nevnímejte používané programy odděleně. Naopak přemýšlejte o zastřešení všech systémů v jeden. Včetně propojení s ústřednou.

Pokud uvažujete o TechnikBoxu, sdělte nám, jaký ekonomický nebo CRM systém používáte. Snáze navrhneme jejich propojení a možné vychytávky pro automatizaci a usnadnění vaší každodenní práce.

Případová studie v PDF